Organiser une sortie ou un voyage scolaire

Chef d’établissement ou enseignant, vous avez la responsabilité d’organiser une sortie pour vos élèves. C’est une première, et vous ne savez pas vraiment par où commencer. Si vous cherchez de l’aide, vous êtes exactement là où il faut ! Vous trouverez ici les démarches à effectuer pour réussir l’organisation de la sortie que vos élèves attendent avec impatience.

Vérifier si le lieu à visiter est disponible

Le calendrier de la sortie est enfin entre vos mains, il faut maintenant s’assurer que l’endroit où la visite est prévue est bien disponible. En vous y prenant tôt, vous éviterez de vous faire piquer la place. De cette façon, vous pourrez aussi prévoir un scénario de rechange dans le cas où le lieu est indisponible.

Demander l’accord des parents

L’obtention de l’autorisation des parents (à contrôler) est une étape obligatoire pour tous les élèves sans exception. Prenez-vous aussi à l’avance pour que ces derniers puissent prendre les dispositions nécessaires pour leurs enfants.

S’occuper du transport

Si votre établissement  possède des véhicules adaptés, seul un contrôle des cars sera nécessaire avant de partir. Si ça n’est pas le cas, la location est la meilleure solution. Sur https://www.planeteautocars.fr/location-de-car-avec-chauffeur-pour-votre-voyage-de-groupe, vous trouverez une compagnie de cars expérimentée, pouvant mettre à votre disposition un ou plusieurs cars avec chauffeur, le tout à un coût modéré.

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Trouver des encadreurs

C’est également un incontournable, d’autant plus que voyagez avec des mineurs. Une fois les accompagnateurs désignés, il faudra s’assurer (au moins juste avant le départ) que les élèves connaissent ces encadreurs et vice versa.

Diviser les élèves par petits groupes et leur attribuer un référent à qui ils pourront s’adresser et qui les aura sous sa responsabilité durant tout le séjour sera aussi pratique.

S’occuper du logement

S’il s’agit d’un voyage scolaire de quelques jours, les élèves et les responsables auront nécessairement besoin d’un logement. A moins de vous rendre dans un lieu assez isolé, le choix est assez vaste, ce qui explique notamment que la question du logement n’est abordée que maintenant. Mais qu’il y ait pléthore de choix ou non, il faudra faire des réservations selon le nombre de personnes qui voyagent. Plus vous vous y prendrez tôt, mieux se sera, notamment pour avoir des prix intéressants.

Prendre les assurances nécessaires

Le dernier point et non des moindres concerne les assurances, et cette responsabilité incombe au chef d’établissement. Pensez à vérifier les assurances responsabilité civile. N’hésitez pas à approcher un conseiller client de l’assurance de votre établissement scolaire pour avoir toutes les informations en main. Si des assurances supplémentaires dues à la nature du voyage sont demandées, faites le nécessaire dans les plus brefs délais.

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Une dernière vérification le jour du départ

Une fois les étapes précédentes effectuées, il ne vous reste qu’à mettre au point tout ce qui est itinéraires et activités à faire sur place. Pour ce qui est du jour du départ, faire l’appel est obligatoire pour savoir s’il y a des absents. Pensez aussi à compter et recompter les élèves, et à communiquer tous les chiffres (nombre d’élèves par groupe, nombre total d’élèves) à tous les responsables.

Auteur de l’article : admin

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