Archiver dans une administration

Rappel des notions et principes

Tous les documents produits par une administration, quelle que soit leur date (par exemple l’année en cours), leur forme et leur support (papier ou fichier électronique), sont des archives publiques (c’est-à-dire inaliénables, imprescriptibles, et soumises à la domanialité publique). Elles ont donc vocation à venir aux Archives départementales.

Celles qui n’auraient pas d’utilité administrative ou historique seront détruites, le cas échéant, mais uniquement avec le visa du directeur des Archives départementales , sauf, bien entendu, les documents inutiles, appelés « papiers de corbeille », que sont les brouillons, les doubles, les chemises superflues, etc.

 Que doit-on verser aux archives départementales ?

D’une façon générale, mieux vaut prévoir de verser « largement » ; c’est à dire qu’en cas de doute, il vaut mieux proposer le versement que la destruction, mais les Archives prendront surtout :

Concrètement, un versement aux Archives doit donc être pensé en ces termes : ce document doit-il vraiment être conservé sans limitation de durée ? Présente-t-il un intérêt administratif ou historique suffisant ? Si vous avez des difficultés pour répondre à cette question, notamment pour ce qui concerne l’intérêt historique, vous pouvez bien entendu interroger les Archives. Une fois qu’on a répondu à cette question, on décrit les documents proposés au versement (télécharger le bordereau de versement) ; pour les autres, on fait une demande de destruction, c’est à dire qu’on remplit un bordereau d’élimination (télécharger le bordereau d'élimination).

Tous les documents qui entrent aux Archives départementales ont vocation à être tôt ou tard (dans quelques années) communiqués au public qui en ferait la demande en salle de lecture (ce n’est plus un document utile seulement à l’administration qui l’a produit). Il est donc indispensable de donner le plus d’explications possibles sur ce que contiennent précisément les dossiers. Autrement dit, il faut décrire le document pour quelqu’un qui ne sait pas forcément dans quel contexte il a été créé, ni ce qu’on peut penser y trouver.
  - « De quoi parle ce dossier ? »
  - « dans quel contexte administratif s’inscrit-il ? »
  - « Quelles pièces y trouve-t-on ? »

Par exemple : Construction* du pont de Tréfouilly : notes de calculs, avant-métré, plans, coupes et profils, rapports de l’ingénieur en chef (1925-1930);
Entretien* du pont de Tréfouilly : rapports au Conseil municipal, délibérations, factures de l’entreprise Xyz (1940-1953).

* : on voit que l’action administrative change : dans un cas on parle de « construction », dans l’autre, d’«entretien ». A priori, on ne s’attend pas à trouver les mêmes éléments dans les deux dossiers (le premier comportera des plans, le second, en général, non).

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 Préparation du versement d'archives

Un versement est l'opération matérielle et administrative par laquelle les documents sont transférés du service qui les a produits aux Archives départementales qui les reçoivent. Ces dernières prennent en charge uniquement les documents destinés à être conservés sans limitation de durée, n’ayant plus aucune utilité pour le service producteur : toute demande de sortie de documents versés aux Archives doit être absolument exceptionnelle.

Avant que les dossiers n’entrent aux Archives départementales, le service doit dresser un inventaire des dossiers archivés : cet inventaire est appelé « bordereau de versement » (à remplir en trois exemplaires) ; vous en trouverez un modèle en annexe.

Sans ce bordereau signé par vous-même, les archives n'accepteront aucun versement.

Les différentes étapes à suivre pour préparer votre archivage sont les suivantes : Procéder à l'élimination des documents inutiles dans les dossiers (brouillons, doubles, chemises superflues, etc.) ; Ranger dans des boîtes (ou articles) les dossiers classés dans un ordre cohérent ; Décrire sur le bordereau le contenu de chaque boîte avec concision et précision ; indiquer les dates extrêmes : dates d'ouverture et de clôture du dossier. La règle d'or de l'ordre et du classement dans les archives est d'aller du général au particulier et du plus ancien au plus récent. Ex : Dossiers de personnel : lettres A-B (1920-1936) Numéroter les boîtes selon une suite ordonnée, de 1 à n. Envoyer par courrier un exemplaire du bordereau de versement (avant l’envoi des documents) ; soit les Archives donnent un avis favorable à leur prise en charge, soit elles en proposent la destruction, totale ou partielle. Si la prise en charge est acceptée, les Archives vous le signifient par courrier et renvoient le bordereau signé, muni d’une cote, qui sera inscrite sur les boîtes au moment de l’arrivée effective aux Archives des documents. Attention : nous ne prendrons aucun versement de moins de 20 boîtes.

Le bordereau est un outil de gestion et de recherche. Merci d'en soigner la présentation et de préciser la signification des sigles éventuellement utilisés.

 Elimination des documents

Par le service producteur : pour les dossiers qui ne sont plus utiles pour la gestion courante ni pour faire valoir un droit ou donner une référence, il vous appartient de remplir un bordereau d'élimination et de le soumettre au visa du directeur des archives départementales. Un modèle est joint en annexe. Aucune destruction ne doit être opérée sans ce visa (il s’agit d’un transfert de responsabilité juridique).

Par les Archives départementales : lorsque elles constatent qu'un versement (ou une partie de versement) ne mérite plus d'être conservé parce que les prescriptions réglementaires n'obligent plus à le faire et qu'il ne constitue plus ni une preuve ni un témoignage, elles demandent par écrit au chef du service qui a confié ces dossiers l'autorisation de les détruire. Sans réponse de sa part dans un délai de trois mois, elles procéderont à leur destruction. Dans le cas où le service versant s'y opposerait, il aurait la possibilité de les reprendre.

 Communication des documents versés