Arrêté portant règlement de la salle de lecture des Archives départementales de la Meuse (Télécharger / Imprimer le réglement)

Le Président du Conseil général de la Meuse,

• Vu la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés,
• Vu la loi no 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d'amélioration entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal,
• Vu la loi no 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives modifiée par la loi no 92-1336 du 16 décembre 1992 et par la loi no 92-1477 du 31 décembre 1992,
• Vu la loi no 80-532 du 15 juillet 1980 relative à la protection des collections publiques contre les actes de malveillance,
• Vu la loi no 83-663 du 22 juillet 1983 modifiée relative à la répartition des compétences entre les communes, les départements et l'Etat,
• Vu le décret no 79-1038 du 3 décembre 1979 relatif à la communicabilité des documents d'archives publiques,
• Vu le décret no 79-1039 du 3 décembre 1979 relatif à la délivrance de visas de conformité des copies, reproductions photographiques et extraits de documents conservés dans les dépôts d'archives publiques,
• Vu le décret no 88-849 du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales,
• Vu le décret no 92-478 du 29 mai 1992 portant interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif,
• Vu le décret n°92-1224 du 17 novembre 1992 relatif à la fixation des divers droits d’expédition et d’extraits authentiques des pièces conservées dans les dépôts d’archives publiques,
• Vu l'avis de la Commission nationale de l'Informatique et des libertés du 24 mai 1993,

Arrêté :

 Article 1 : admission

• L’accès à la salle de lecture des Archives départementales de la Meuse est possible à tout lecteur régulièrement inscrit pendant l’année civile en cours, sur la base d’une pièce officielle d’identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire, carte de séjour, carte d’étudiant en cours de validité ou carte professionnelle délivrée par une collectivité publique si elle comporte une photographie).
• Le lecteur garde un accès permanent aux données du fichier le concernant et qui sont demandées lors de l’inscription.
• L’admission dans la salle de lecture est subordonnée au respect du présent règlement, porté à la connaissance des lecteurs lors de l’inscription et affiché en salle.
• Toute infraction à ce règlement, de nature à perturber le fonctionnement de la salle de lecture et à porter atteinte aux documents conservés, peut entraîner immédiatement l’exclusion et le retrait de la carte de lecteur.

 Article 2 : conditions d’accès

• La salle de lecture des Archives départementales de la Meuse est ouverte du lundi au vendredi, de 8 h. 30 à 17 h. 00 (arrêt des communications à 16 h. 45).
• Le public n’est admis que dans la salle de lecture : il n’a en aucun cas accès au local où se trouvent les documents en instance, ni aux magasins, sinon à l’occasion de visites très exceptionnelles, encadrées par des membres du personnel.
• Avant de prendre place en salle de lecture, les usagers déposent obligatoirement au vestiaire et dans les casiers-consignes les vêtements d’extérieur, porte-documents, sacs à dos, bagages, paquets et parapluies.
• Il est absolument interdit d’introduire en salle de lecture de la nourriture, des boissons, ainsi que tout ce qui peut présenter un risque pour les documents (encre en bouteille, objets coupants – cutters, ciseaux –), ainsi que de fumer.
• L’accès peut être refusé aux personnes en état d’ébriété ou à celles dont l’hygiène ou le comportement sont susceptibles d’être une gêne pour les usagers ou les agents des Archives.
• L’accès des animaux domestiques n’est pas autorisé, à l’exception des chiens d’aveugle.
• Il est demandé d’éteindre les téléphones cellulaires.

 Article 3 : Conditions de communication

• Il appartient aux usagers de rechercher dans les inventaires qui leur sont signalés par les agents des Archives les références (ou cotes) des documents susceptibles de les intéresser, et qu’ils demanderont en remplissant un bulletin de commande. Le personnel n’effectue pas les dépouillements à leur place.
• Après consultation, les documents en accès libre doivent être soigneusement rangés à leur emplacement d’origine.
• Le nombre de documents communiqués à un même lecteur n’est en général pas limité, sauf si les nécessités du service l'imposent (en cas de grande affluence ou à l’heure du déjeuner, par exemple) ou en cas d’abus manifeste ; dans ce cas le nombre de documents sera fixé par simple décision du directeur ou du président de salle. Le lecteur ne peut disposer sur sa table que d'une liasse à la fois ou de trois registres, afin d’éviter tout mélange ; pour les recherches cadastrales (matrices), ce nombre pourra être augmenté.
• La communication des documents est strictement personnelle : le lecteur ne peut en aucun cas confier à une autre personne les documents qu’il a demandé à consulter et dont il est responsable.
• Un fonds en cours de classement, muni d’un inventaire temporaire, ne sera communiqué que dans la mesure du possible ; le personnel de la salle de lecture est habilité à retirer un article de la consultation si son état matériel l’exige.
• Les originaux des documents transférés sur un support de substitution (tels que microfilm, microfiches, CD-Rom ou fichiers informatiques, par exemple) ne sont consultables qu’en cas de déficience de celui-ci ou du matériel de lecture.
• La consultation s’effectue exclusivement dans la salle de lecture : il n’est pas consenti de prêt à l’extérieur.

 Article 4 : Préservation des collections

• Les lecteurs veillent à ce que les documents qui leur sont communiqués ne subissent aucun dommage, dégradation ou altération par leur fait ou celui d’autrui. En particulier, les liasses doivent être dépouillées à plat sur les tables, et les registres, consultés sur les pupitres prévus à cet effet.
• Il est interdit de s’appuyer ou de prendre des notes sur un document d’archives ou sur un livre et d’y faire des marques ou des annotations.
• L’ordre interne des cartons ne doit pas être modifié. Tout désordre, disparition ou anomalie doit être signalé au personnel des Archives.
• L’auteur de vols ou de dégradations sera soumis aux mesures prescrites par le code pénal, et les poursuites seront diligentées sur la base des articles 322-2, 322-13 et 433-4.

 Article 5 : Reproduction de documents

• La reproduction des documents (photocopie, photographie sans flash, etc.), à usage privé du copiste uniquement, est refusée lorsqu’elle est susceptible de nuire à la bonne conservation du document, ou dans le cadre de documents soumis à dérogation ou aux droits liés à la propriété littéraire et artistique. Sont ainsi, notamment, exclus de la photocopie :
    - les documents en mauvais état ou particulièrement fragiles : documents moisis ou brûlés, pelures, journaux, calques, actes scellés, etc.
    - les volumes reliés, à chaque fois que leur état matériel ou la préservation de la reliure le requiert ; en tout état de cause, sont, notamment, systématiquement exclus de la photocopie les registres paroissiaux et d'état civil ; pour la bibliothèque, les ouvrages rares ou fragiles, comme la collection des Annuaire de la Meuse, le Pouillé, etc.
    - tous les documents dont la taille excède le format A 3.
    - les travaux universitaires non publiés (sauf autorisation écrite de leur auteur),
• Le nombre de reproductions peut être limité en fonction des nécessités du service.
• L’utilisation des scanners de poche, susceptible de nuire à la préservation des documents, est interdite.
• La photographie, exécutée par le lecteur sans recours à un flash, est soumise à autorisation préalable.
• La décalque est autorisée à condition d'utiliser une plaque de plexiglas (disponible à l’accueil) entre le document et la feuille de calque.
• Les Archives départementales de la Meuse sont habilitées à délivrer au tarif en vigueur un visa de conformité des reproductions de documents d’archives, sous réserve que le demandeur justifie du motif administratif ou judiciaire qui l’amène à le solliciter (décret 79-1039 du 3 décembre 1979).
• L’assemblée départementale fixe par voie d’arrêté les tarifs des reproductions de documents à usage privé, délivrées par le service, et ceux des reproductions en vue d’une réutilisation commerciale ou d’une diffusion publique, qui doivent faire l’objet d’une convention préalable.

 Article 6 : Exécution du règlement

• Le personnel des Archives départementales de la Meuse est chargé, sous la responsabilité du directeur, de l'application du présent règlement. Il règle tous les différends ou difficultés qui pourraient survenir avec les usagers. Certains agents peuvent être habilités à dresser procès-verbal en cas d’infraction à la législation sur la protection des collections publiques contre les actes de malveillance.

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